Специально для сайта www.сайт

Туршина Анастасия Михайловна, юрисконсульт

На основании ч.ч. 1, 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) работодатель при выплате заработной платы обязан предоставлять работнику расчетный листок, в котором должна содержаться следующая информация:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

При этом форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем. Использование неутвержденной формы расчетного листка является нарушением норм трудового (см., например, Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75‑АД10‑3).

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ расчетный листок должен предоставляться работникам в письменном виде. Вопрос предоставления работникам расчетных листков по электронной почте, в том числе в виде направления электронного письма самому работнику, в законодательстве не рассматривается. Также отсутствуют официальные разъяснения по данному вопросу.

Правомерность предоставления работникам расчетных листков по электронной почте в судебной практике не рассматривается.

В то же время имеется судебная практика, в которой суд признал, что предоставление расчетных листков в электронном виде правомерно. Однако в этих случаях расчетные листки не направлялись по электронной почте, ознакомление с ним сотрудников происходило путем доступа к специальной программе, для чего каждому сотруднику выдавался логин и пароль (см., например, Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24.06.2014 по делу № 33-5183/2014, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Несмотря на то, что такой порядок признается судами соответствующим нормам ТК РФ, его использование не исключает претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Например, имеется судебное дело, в котором организация обжаловала предписание Государственного инспектора труда о необходимости представления расчетных листков работникам. При этом все сотрудники организации в любое время могли ознакомиться со своими расчетными листками в специальной программе, для чего каждому сотруднику был предоставлен личный логин и пароль, разъяснена подробная инструкция по работе в программе, каждый работник мог распечатать расчетные листки за счет работодателя неоднократно и в любое время. Сотрудникам, которые не имеют компьютеризированного рабочего места, также были предоставлены логины и пароля для доступа в программу и возможность ознакомления с расчетными листками через компьютеры общего пользования или компьютеризированные места коллег. Суд признал такой порядок соответствующим трудовому законодательству и признал постановление Государственного инспектора труда незаконным (Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013).

Таким образом, можно сделать вывод о том, что предоставление сотрудникам расчетных листков по электронной почте может повлечь за собой привлечение организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

В организации 1500 работников на удалении по всему Крыму, следовательно выдать расчетные листки лично каждому в руки бухгалтеру не предоставляется возможным. Каким образом организовать выдачу расч. листков по зарплате, чтобы избежать штрафов?

Ответ

Закон не запрещает выдавать расчетные листки не в бумажном, а в электронном виде.

Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

• отправить по электронной почте;
• открыть в специальной программе;
• выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Расчетный листок — по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму расчетного листка. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Минтруд России не возражает, но уточняет, что порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

• в трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте работодателя.

Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже считают, что направлять расчетные листки работникам по электронной почте можно (определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Кадровик должен ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков под роспись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если это условие находится, например, в положении об оплате труда, рекомендуем оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению.

Доступ к расчетному листку по логину и паролю

Компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, которая формирует расчетные листки. Каждый работник получает доступ только к своим персональным данным. Из программы он может распечатать свой расчетный листок. Работники без персональных рабочих компьютеров заходят в программу со специально выделенных мест доступа. Судьи поддерживают такой порядок (апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013).

Расчетный листок в личном кабинете или на личной странице работника

В день выдачи или перечисления зарплаты за вторую половину месяца бухгалтер размещает расчетные листки в личных кабинетах или на личных страницах работников в интернет-банке. Условие об этом должно быть прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку. Сохранность персональных данных обеспечивается.

28.11.2017 10:51:00

<Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ). Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ> <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде <Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).

Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ>. Всем остальным категориям работников часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) предписывает выдавать расчетные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчетных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.

Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья? Попробуем разобраться, почему же расчетный листок остается «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ - НАДЕЖНАЯ ЗАЩИТА

Обратимся к норме закона. Часть 1 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчетного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчетном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчетного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчетном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечет за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учетом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится еще актуальнее <Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»>.

Особенно удобен этот прием для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1. Работодатель выдавал расчетные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчетных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

ЭКОНОМИЯ ДЕНЕГ

Следующее преимущество выдачи расчетного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать - количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зеленых») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.

Сошлемся на письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, где Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов нормативными актами не предусмотрено <см. раздел «Применение и заполнение карточки-справки (форма 0504417)» Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н» (далее - Приказ № 52н)>. В нем же сообщается, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н.

Действительно, в Приказе № 52н, равно как и в ТК РФ, нет указания на обязанность работодателя хранить расчетные листки. Однако эта обязанность имеется в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление Госкомстата № 1). Так, экземпляр распечатки расчетного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе (форма № Т-54а, утвержденная Постановлением Госкомстата № 1).

Вместе с тем необходимость вкладывать (вклеивать) в лицевые счета работников распечатки расчетных листков за весь период работы отпала с 1 января 2013 года <Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1>.

Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчетный листок выдается в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчетные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).

При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчетных листков. По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчетных листков они просто заново распечатываются.

На деле получается занимательная вещь: расчетный листок выдан работнику, второй экземпляр расчетного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причем на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только. К счастью, совсем недавно лед тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод ВУКОЛОВ отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня. Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в бумажный документооборот < http://www.rostrud.ru/press_center/novosti/549002/>.

Данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора - расчетного листка, а именно о возможности выдачи расчетных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.

ФОРМА РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА

Рекомендованной (унифицированной) формы расчетного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по ее утверждению. Нередки случаи, когда информация, включенная в расчетный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвященные.

На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчетного листка в электронной форме позволят профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определенной отрасли и размещать ее в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизят риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутвержденной формы расчетного листка <Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3>.

Пример 2. Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.

<Соглашение о продлении срока действия Дополнительного соглашения к Федеральному отраслевому соглашению по угольной промышленности Российской Федерации на период с 01.04.2013 по 31.03.2016 о мерах по стабилизации и оздоровлению социально-экономической ситуации в организациях угольной промышленности и реализации ФОС в 2015 году (продлено до 31.12.2018) (утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015) >.

Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утвержденной формы расчетного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам - непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.

Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчетные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищенности работников .

При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придется. В ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме. В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчетные листки представляются, как правило, на бумажном носителе <Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014>.

При проведении проверки инспекцией труда расчетные листки могут быть представлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причем начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).

Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушения в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример. Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки представил инспектору труда в течение 1 - 2 дней после начала документарной проверки расчетные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положение правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения <Решения мирового судьи судебного участка № 9 Октябрьского района г. Улан-Удэ № 5-333/2016, 5-334/2016 от 15.06.2016>.

ПОСЛЕСЛОВИЕ

Возможность представления расчетных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчетные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.

С учетом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчетных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчетного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.

Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечет за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с легкостью перевести информацию, содержащуюся в расчетном листке, на любой язык (подойдет как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчетный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать ее для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определенной долей уверенности заявить, что электронный расчетный листок получит свое законное место под солнцем.
www.consultant.ru .

" № 6/2017

Комментарий к Письму Минтруда РФ от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.

О выдаче электронных расчетных листков.

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание:

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03-04-06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца агентом не может быть исчислен.

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет , не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;

на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;

на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

Бумажные расчетные листки можно не заполнять. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

• Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

• Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

• в трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

Нарушение, норма закона	Наказание для…
	Бухгалтеров	Предпринимателей	Компаний
Невыдача расчетных листков; (ч. 1-2 ст. 5.27 КоАП РФ)	Первое нарушение
	штраф от 1000 до 5000 руб.	штраф от 1000 до 5000 руб.	штраф от 30 000 до 50 000 руб.
	Повторное нарушение*
	штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года	штраф от 10 000 до 20 000 руб.